社員の書く報告書や日報に中身があるものが少ない。
自分を棚に上げて言うが、これは会社のレベルの高い低いにかかわってくるので、なんとか質を上げたい。
ビジネス文書に求められるのは、読み手に必要な事実と今後の展望・課題がわかりやすく書かれてあることだ。
特別な文才は必要ない。
ブックライターの上坂徹氏によれば、以下のポイントを押さえることが重要だと説く。
１）まず目的を意識する
この報告書で求められている内容は何かを意識すること。
報告書の目的＝その出張や会議の目的そのもの であることがほとんどだ。
つまり、目的意識をもって出張や会議に出ているかどうかが一番の問題である。
会社では報告書を出さないと出張経費の精算ができないルールになっている。しかしそれが書くことの目的になってはいけない。
２）素材を集める
目的が明確になったら、次は「素材」＝ネタを集める。
「素材」とは事実、エピソード、数字の３種類である。
３）素材を組み立てる
まだ書いてはいけない。
集めた素材一つ一つをカードに見立てて、順番を決める。
４）一気に書く
急がない場合もトップスピードで一気に書ききる。
書いている途中で調べ直したくなっても書くのをやめず、印や付箋をつけて後回しにするのが大事である。
５）文章を見直す
多く書いて後で削るのが基本である。
まずは自分自身がこのスキルを習慣化するのが肝要だ。